HomeQuản lýHR Admin (Hành chính nhân sự)Cách tạo và trình bày bảng chấm công excel cho doanh nghiệp

Cách tạo và trình bày bảng chấm công excel cho doanh nghiệp

Tạo bảng chấm công bằng excel là phương thức được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhằm chuyên nghiệp hóa công việc quản trị nhân lực. Đây cũng là hệ thống hữu ích cho việc lưu trữ và hoạt động trơn tru hơn so với cách chấm công truyền thống. Sau đây sẽ là hướng dẫn chi tiết cho bạn về cách tạo và trình bày bảng chấm công bằng excel vô cùng đơn giản.

1. Mục đích của việc tạo bảng chấm công excel

Bảng chấm công được dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH,… của lao động trong doanh nghiệp. Dựa vào đó để làm căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị.

Bảng chấm công hàng ngày trên excel được sử dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp, cơ quan. Mẫu bảng chấm công excel thể hiện rất cụ thể, khoa học và dễ sử dụng. Từ đó, giúp người quản lý có thể dễ dàng theo dõi được số ngày công đi làm của công nhân viên tại doanh nghiệp mình; bảo đảm tính minh bạch, công bằng với tất cả nhân viên và hỗ trợ tốt cho nghiệp vụ người làm nhân sự.

>> Tham khảo: Những vấn đề liên quan đến quy chế trả lương trong doanh nghiệp

Cách tạo và trình bày bảng chấm công excel cho doanh nghiệp

2. Phương pháp chấm công và trách nhiệm ghi chép bảng chấm công excel

  • Phương pháp chấm công

Tùy thuộc vào điều kiện làm việc và trình độ kế toán mà mỗi đơn vị sẽ chọn sử dụng một trong các phương pháp chấm công sau:

– Chấm công theo ngày: Áp dụng khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc công việc khác như dự hội nghị, họp khách hàng,… Cần thiết dùng một ký hiệu tương ứng để chấm công cho mỗi ngày đó. Tuy nhiên, cần lưu ý có 02 trường hợp có thể xảy ra:

  1. Nếu 2 việc trong ngày người lao động làm có thời gian khác nhau, thì chấm công theo ký hiệu công việc chiếm nhiều thời gian nhất.
  2. Nếu 2 việc người lao động làm trong ngày có thời gian bằng nhau thì chấm công ký hiệu của công việc diễn ra trước.

– Chấm công theo giờ: Trong ngày, người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu tương ứng đã quy định, đồng thời ghi số giờ công thực hiện công việc đó sang cạnh ký hiệu tương ứng.

– Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. Cho nên, khi nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian cho người lao động.

  • Trách nhiệm ghi chép:

– Mỗi ngày, tổ trưởng hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng nhân viên trong ngày. Việc chấm công sẽ ghi vào ngày tương ứng các cột từ cột 1 đến 31 (tức là từ ngày 1 đến ngày 31) theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.

– Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) phải lập và nộp bảng chấm công hàng tháng.

– Cuối tháng, người chấm công và trưởng bộ phận ký vào Bảng chấm công, rồi chuyển cùng các chứng từ liên quan như đơn xin nghỉ phép, đơn xin nghỉ việc không hưởng lương,… tới bộ phận Kế toán để kiểm tra, đối chiếu quy đổi thành công nhằm tính lương và bảo hiểm xã hội.

– Bảng chấm công sẽ được lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ có liên quan.

3. Cách trình bày bảng chấm công excel

Hàng ngày, bảng chấm công được trình bày trên file excel để tiện cho việc phân loại các ô, các mục một cách rõ ràng, chính xác. Khi trình bày Bảng chấm công excel hàng ngày, người thực hiện cần chú ý các yếu tố sau đây:

  1. Tên đơn vị chấm công: Ghi ở dòng đầu tiên từ cột thứ 2 (Cột B)
  2. Tên bảng: “BẢNG CHẤM CÔNG” ghi tại dòng thứ 3 và căn sao cho nằm giữa bố cục với bảng chấm công bên dưới. Trình bày bằng chữ in hoa bôi đậm, cơ chữ to hơn những dòng chữ khác so với toàn trang excel. Phía dưới là tháng và năm chấm công cũng được căn giữa cân đối.
  3. Nội dung bảng chấm công gồm có: STT, Họ tên nhân viên, Chức vụ, Các ngày trong tháng, Tổng số ngày, Các ngày nghỉ (Không lương, nghỉ lễ, nghỉ phép).
  4. Phía dưới bảng chấm công excel cần ghi rõ: Ngày, tháng, năm hoàn thành bảng chấm công với đầy đủ thông tin.
  5. Các chữ ký gồm: Chữ ký của người chấm công, người phụ trách bộ phận và Ban giám đốc.
  6. Phần cuối bảng chấm công phải ghi đầy đủ chú thích cho các ký hiệu của các dạng ngày nghỉ (Xem mô tả thêm ở ảnh trên).

>> Hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp trên phần mềm kế toán tổng hợp BRAVO
>> Xem thêm: Tổng hợp công thức tính lương cơ bản doanh nghiệp cần biết

 

Bài viết liên quan

Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO là một đơn vị chuyên kinh doanh trong lĩnh vực phần mềm Quản trị doanh nghiệp (ERP) và Quản trị tài chính – kế toán dành cho các Doanh nghiệp vừa và lớn.

DMCA.com Protection Status

🏢 VP Hà Nội: Tầng 7, tòa nhà 311 – 313 Trường Chinh, Thanh Xuân.
📞 Tel: 024 3776 2472
🏢 VP Đà Nẵng: Tầng 3, 466 Nguyễn Hữu Thọ, Cẩm Lệ.
📞 Tel: 0236 363 3733
🏢 VP Tp. HCM: Lầu 2, 116-118 Ng.Thị Minh Khai, P.6, Q.3.
📞 Tel: 028 3930 3352