Hướng dẫn tạo bảng chấm công 3 ca 4 kíp trên excel

Do đặc thù tính chất công việc và đặc trưng một số lĩnh vực, ngành nghề cụ thể, sẽ yêu cầu công việc cần nhân lực làm việc liên tục cả ngày hoặc chia ca. Nhiều doanh nghiệp sản xuất có lao động làm theo ca kíp thường yêu cầu bộ phận kế toán, nhân sự cần phải thực hiện chấm công theo ca và làm thêm giờ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cụ thể bạn cách tạo bảng chấm công 3 ca 4 kíp trên excel, cùng những kiến thức liên quan.

1. Ca làm việc là gì?

Ca làm việc là một khoảng thời gian lao động nhất định của người lao động trong một ngày công làm việc, được tính từ khi bắt đầu vào ca nhận nhiệm vụ cho đến khi bàn giao công việc lại cho người thực hiện ca sau và kết thúc theo quy định. Ca làm việc sẽ bao gồm cả thời gian làm việc và thời gian nghỉ giữa giờ, ăn cơm giữa ca.

Thông thường, ca làm việc chuẩn hiện nay kéo dài 8 tiếng đồng hồ và được chia làm nhiều ca trong ngày. Một số công ty, doanh nghiệp khác có thể thỏa thuận người lao động làm ca nhiều hơn 8 tiếng, có khi lên đến 12 tiếng 1 ngày với mức thù lao hợp lý, miễn tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về số giờ làm việc tối đa 1 ngày hoặc 1 tuần, 1 năm.

2. Quy định về chia ca làm việc trong ngày

Tùy theo tính chất công việc, mục đích kinh doanh và nhu cầu ngành nghề mà việc chia ca làm việc ở mỗi nơi sẽ có sự khác biệt, cả về số ca cần chia trong một ngày công lẫn thời gian làm việc tương ứng của 1 ca đó.

Thông thường, với 8 tiếng 1 ca, thì một ngày 24 tiếng sẽ có 3 ca làm việc/ngày, tương ứng với các mốc thời gian phù hợp. Phổ biến nhất là: ca 1 (6h-14h), ca 2 (14h-22h), ca 3 (22h-6h sáng hôm sau). Một số ngành nghề khác cũng có thể chia ca gãy (tức thời gian làm việc không liên tục trong ngày), miễn sao vẫn đảm bảo đủ 8 tiếng 1 ca; hoặc chỉ phân 2 ca, mỗi ca liên tục 12 tiếng; thậm chí 1 ca 24 tiếng (làm 1 ngày, nghỉ 1 ngày)…

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp ở lĩnh vực như may mặc, đồ da hay lắp ráp linh kiện điện tử… để đảm bảo NLĐ có thời gian nghỉ ngơi đủ 24 tiếng sau thời gian làm việc liên tục suốt 8 tiếng trong 1 ca, còn quy định các kíp tương ứng và sắp xếp luân phiên theo 4 kíp/ ê kíp/ đội, nhóm, tổ… (thường gọi là 3 ca 4 kíp).

Vậy, thế nào là 3 ca 4 kíp?

Kíp xuất phát từ tiếng Pháp (equippe: phiên âm là ekíp) = 1 đội, nhóm, tổ. Trong các công ty sản xuất may mặc, đồ da… và hồi thời bao cấp hay có câu “3 ca 4 kíp” nghĩa là: 1 ngày có 3 ca làm việc (mỗi ca 8 tiếng) và được luân phiên bởi 4 kíp làm việc, cụ thể như sau:

+ Ca 1: kíp 1, ca 2: kíp 2, ca 3: kíp 3,

+ Ca 1 hôm sau: kíp 4; ca 2 hôm sau: kíp 1; ca 3 hôm sau: kíp 2

+ Ca 1 hôm tiếp nữa: kíp 3…

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tính lương tăng ca theo quy định

3. Cách tạo bảng chấm công 3 ca 4 kíp trên excel

– Xây dựng bố cục bảng chấm công: Các bạn có thể xây dựng bố cục bảng chấm công như sau.

Mỗi nhân viên sẽ có 4 dòng, tương ứng nội dung để thể hiện về 3 ca làm việc (theo dõi số công từng ca: Ca 1, Ca 2, Ca 3) và 1 dòng thể hiện thời gian tăng ca (ký hiệu tắt là TC hoặc OT)
Mỗi tháng sẽ gồm 31 ngày, tương ứng với 31 cột, được đánh số từ 1 tới 31

Để xác định ngày đó là thứ mấy (tại dòng 4 – hình trên), dùng hàm Date dựa theo Năm là năm hiện tại, tháng là số tại ô B2, ngày là số tại ô D3.

Hoặc đưa định dạng Ngày về dạng thứ trong tiếng anh: Tại dòng 4, sử dụng Format cells > Custome > Nhập vào mục Type là ba chữ d viết liền (như hình bên dưới).

- Cách chấm công vào bảng
Với chấm công trong từng ca, có thể sử dụng chấm công theo ký hiệu hoặc theo số giờ.
Với chấm công làm thêm giờ, tăng ca, nên chỉ chấm bằng số giờ.
Khi chấm công làm thêm giờ, lưu ý chấm đúng theo ngày để xác định được làm thêm giờ trong ca nào.