Dù là ngành nghề nào đi chăng nữa, thì nhân viên cũng cần phải trang bị các kỹ năng để giải quyết tình huống gặp phải thường ngày. Dưới đây là tổng hợp những kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết, giúp nhân viên hành chính văn phòng hoàn thành tốt công việc tại doanh nghiệp.
1. Kỹ năng tổ chức
- Công việc tổ chức là một trong các công việc mà nhân viên hành chính phải đảm nhận. Nhân viên hành chính văn phòng là người quản lý lịch trình, sắp xếp các cuộc hẹn giữa khách hàng với cấp trên, HR với ứng viên. Do vậy, kỹ năng tổ chức là kỹ năng hành chính văn phòng tiền đề để mỗi nhân viên thực hiện nhiệm vụ, công việc được giao.
- Kỹ năng tổ chức là một sự thể hiện đặc thù nơi công sở, là nơi mà mọi người làm việc quy củ hiệu quả theo quy trình. Kỹ năng tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc bạn có hoàn thành việc được giao đúng kế hoạch hay không, là tiêu chí để cấp trên đánh giá cũng như xem xét tính chuyên nghiệp của bạn trong công việc.
2. Kỹ năng giao tiếp
- Giao tiếp là khả năng cũng như kỹ năng mỗi người bắt buộc cần phải có khi đi làm. Trở thành một người giao tiếp tốt chính là trở thành một người lắng nghe tốt để có thể tiếp thu tất cả ý kiến của khách hàng, đồng nghiệp.
- Nhân viên hành chính là người thường xuyên phải tương tác với cấp quản lý, nhân viên, ứng viên và khách hàng, nên đây được xem là bộ kỹ năng quan trọng để đánh giá ứng viên muốn ứng tuyển vào vị trí này.
- Rèn luyện thường xuyên kỹ năng giao tiếp sẽ giúp nhân viên hành chính văn phòng phục vụ tốt cho công việc của họ như: lễ tân, trả lời khách hàng, quan hệ công chúng, làm việc nhóm, giao tiếp văn bản,…
>> Nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh hiện đại
3. Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Khả năng giải quyết vấn đề thuộc về phạm trù tư duy và tính cách nhanh nhạy của mỗi người. Từ kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, nhân viên hành chính văn phòng sẽ sử dụng tư duy phân tích để đánh giá, giải quyết sự việc.
4. Kỹ năng lập kế hoạch
- Nhân viên hành chính văn phòng là người lên kế hoạch, lập cuộc hẹn,… nên đây là một trong những bộ kỹ năng hành chính văn phòng mà người làm công việc này cần có. Một nhân viên hành chính tiềm năng là người có khả năng lập kế hoạch trước/sau, sao cho công việc được đảm bảo vận hành đúng quy trình, có dự phòng phương án khi rủi ro xảy ra.
- Hơn nữa, lập kế hoạch còn giúp ích cho bạn trong các công việc chuyên môn cá nhân. Nhìn chung, kỹ năng này cần bồi đắp qua thời gian và thông qua việc học tập cũng như ý thức của người làm việc thì mới đạt hiệu quả tốt.
5. Kỹ năng chuyên môn khác
- Nhân viên hành chính là người tiếp xúc thường xuyên đến các thiết bị như máy in, máy fax, máy photocopy nên việc trang bị cho mình kỹ năng kiến thức để có thể sử dụng thành thạo các máy bổ trợ trong văn phòng là điều cần thiết.
- Các kỹ năng tin học word và excel cũng là kỹ năng bắt buộc mà nhà tuyển dụng dùng để đánh giá ứng viên.
- Ngoài ra, bên cạnh trình độ chuyên môn, kỹ năng làm việc thì một thái độ tốt cũng là yếu tố quyết định sự thành công. Hãy thường xuyên trau dồi bản thân từng ngày để có thể hoàn thành tốt công việc mà mình đang đảm nhận.
>> Xem thêm: Quản lý hành chính văn phòng tối ưu với phần mềm nhân sự BRAVO
>> Tin liên quan: Hr Admin là gì? Công việc của Hr Admin trong doanh nghiệp
