HomeĐánh giáQuy trình xây dựng hệ thống KPI đánh giá hiệu quả công việc

Quy trình xây dựng hệ thống KPI đánh giá hiệu quả công việc

KPI là một công cụ hiện đại để hỗ trợ các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo nhằm hoàn thành các mục tiêu và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực. Vậy các bước để xây dựng và triển khai KPI đánh giá hiệu quả công việc tại doanh nghiệp ra sao, sau đây bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết đến bạn.

1. Khái niệm KPI là gì?

KPI (viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator) có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, một công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện thông qua số liệu, chỉ tiêu định lượng, tỉ lệ, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

Trong doanh nghiệp, KPI giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động chi tiết nhất đối với từng bộ phận, từng lĩnh vực như: về nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, năng suất lao động của nguồn nhân lực, an toàn lao động, lương, hoạt động cải tiến, hiệu suất công việc,…); về tài chính; về quảng cáo; về chất lượng sản xuất… Đây chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.

KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của các phòng ban cũng như từng nhân viên, và đưa ra những khuyến khích phù hợp.

2. Mục đích sử dụng KPI

Bởi các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể, cho nên mục đích khi sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là để đảm bảo rằng NLĐ sẽ thực hiện đúng trách nhiệm theo chức danh của mình được nêu trong bảng mô tả công việc; góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng và hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: Bí quyết quản trị chiến lược trong doanh nghiệp lớn để thành công

3. Cách xây dựng và triển khai KPI đánh giá hiệu quả công việc trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI

Để xác định đối tượng nào sẽ là người thực hiện xây dựng KPI, có 2 phương pháp chính:

Thứ nhất, Trưởng các bộ phận, phòng ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận, phòng ban mình quản lý. Vì họ là người hiểu rõ nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận.

Bộ phận, phòng ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPI cho các cấp dưới. Ở phương pháp này, đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPI tuân thủ đúng các nguyên tắc trên.

    • Ưu điểm: các chỉ số KPI sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
    • Nhược điểm: nếu phòng ban tự đặt mục tiêu thì có thể xảy ra tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá thấp. Lời khuyên là nếu sử dụng phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của đội ngũ nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao.

Thứ hai, bộ phận Nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho từng phòng ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học. Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra có thể chưa sát với thực tế công việc, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận, phòng ban. Muốn khắc phục vấn đề này, hệ thống KPI sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá lại từ phía bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPI

Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPI đánh giá hiệu quả công việc là phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp.

Xác định các chỉ số KPI

Sau khi đã thống nhất được KPI với phần mục tiêu của phòng ban, bước tiếp theo là ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc:

S Specific: Mục tiêu cụ thể

M – Measurable: Mục tiêu đo lường được

A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được

R Relevant: Mục tiêu thực tế

T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Nếu các chỉ số KPI xây dựng không đạt được tiêu chí SMART sẽ ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá, đồng thời còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung. Cụ thể:

    • Nếu không đạt tiêu chí (Specific) thì người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.
    • Các chỉ số không đo lường được (Measurable) thì kết quả thực hiện công việc sẽ không có ý nghĩa.
    • Các chỉ số KPI nếu không thể đạt được (Achievable) hay (Realistic) thì mục tiêu xây dựng quá xa vời, nhân viên không thể đạt được dù đã cố gắng hết mình. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý, gây chán nản, mệt mỏi và thiếu động lực làm việc.
    • Các chỉ số KPI không có (Time-bound) khiến người lao động không biết công việc này phải hoàn thành khi nào; gây ra tình trạng khó kiểm soát chính việc họ đang làm.

Ngoài ra, lưu ý là các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPI sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPI chung của phòng ban. Chẳng hạn, KPI có thể được sử dụng để đo các khu vực như: đơn vị bán hàng, lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, khách hàng giới thiệu, doanh thu nhân viên… Ngay cả những vai trò có vẻ như không đóng góp cho sự phát triển tài chính của doanh nghiệp, cũng cần có KPI phù hợp với mục tiêu và tương lai của doanh nghiệp.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi đã xác định được KPI cho từng bộ phận và vị trí công việc, đã đến lúc áp dụng nó vào trong việc quản trị. Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:

    • Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
    • Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc/và tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
    • Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.

Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, chẳng hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%.

Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên A có bộ 3 KPI bao gồm cả A, B và C; trong đó KPI C có 2 KPI con, thì ta có thể sử dụng bảng công thức như dưới đây:

Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương, thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định. Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPI hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.

Thông thường, sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá nên được khách quan và toàn diện bằng cách kết hợp ý kiến của cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

KPI có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.

>> Quản lý tổng thể doanh nghiệp hiệu quả với Phần mềm quản trị doanh nghiệp BRAVO
>> Xem thêm: Các tiêu chí đánh giá năng lực lãnh đạo quản lý chuẩn cho doanh nghiệp

 

Bài viết liên quan