HomeĐánh giáMẹo về cách sắp xếp công việc hiệu quả giúp bạn thành công

Mẹo về cách sắp xếp công việc hiệu quả giúp bạn thành công

Thời gian là tài sản vô giá, quan trọng nhất mà chúng ta có được. Trong thế giới biến đổi và chuyển động không ngừng, với quỹ thời gian có hạn, có những người nhanh chóng có được thành công, còn số khác lại mãi chỉ là những người thua cuộc. Bí quyết nằm ở kỹ năng quản lý và cách sắp xếp công việc hiệu quả. Sau đây sẽ là những gợi ý để bạn thực hiện.

Thế nào là cách sắp xếp công việc hiệu quả?

Cách sắp xếp công việc hiệu quả là điều cần thiết để đạt được mục tiêu và giúp bạn hoàn thành công việc. Trong đó, bao gồm các hoạt động như: tổ chức, lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên hoàn thành.

Doanh nghiệp luôn quan tâm đến cách nhân viên của mình sắp xếp công việc như thế nào, vì họ muốn xem liệu nhân viên có thực hiện công việc một cách hệ thống hay không; các kế hoạch cụ thể để hoàn thành một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định… Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc không phải là điều dễ dàng. Bạn phải xác định những việc nào cần phải làm trước. Một khi bạn đã quen với nó, việc tổ chức và lập kế hoạch sẽ ít khó khăn hơn. Nếu bạn biết cách sắp xếp công việc hiệu quả và phân bổ thứ tự ưu tiên cho khối lượng công việc của mình, bạn sẽ học được cách làm việc hữu dụng và năng suất hơn.

>> Xem thêm: Thói quen của người thành công giúp ích cho bạn

Mẹo về cách sắp xếp công việc hiệu quả giúp bạn thành công

  1. Lập danh sách việc cần làm

Liệt kê ra những việc bạn muốn hoàn thành là một cách hiệu quả để ghi nhớ những việc bạn cần làm. Nó có thể là một danh sách việc cần làm hàng này, hàng tuần… nhưng tạo danh sách việc hàng ngày sẽ hiệu quả hơn. Viết danh sách vào sổ ghi chú, bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng và sau đó thêm những nhiệm vụ ít quan trọng hơn. 

  1. Xếp hạng danh sách việc cần làm của bạn

Sau khi có danh sách các nhiệm vụ của bạn, cách sắp xếp công việc hiệu quả là nên ưu tiên xếp hạng chúng từ việc quan trọng nhất trở đi. Viết lại danh sách của bạn trên một trang khác và đảm bảo rằng chữ viết tay của bạn dễ đọc. Mẹo: Bạn có biết rằng thông thường các phông chữ lớn hơn có thể thúc đẩy bạn hoàn thành nhiệm vụ nhiều hơn các phông chữ nhỏ?

  1. Đăng danh sách việc cần làm của bạn

Đặt danh sách việc cần làm của bạn ở nơi mà bạn luôn có thể nhìn thấy nó: trên bảng kế hoạch hoặc lịch, trong ví hoặc túi xách của bạn, điện thoại di động (nhập nó vào phần ghi nhớ của bạn) hoặc trên bảng trong văn phòng của bạn. Nếu bạn luôn nhìn thấy danh sách, bạn sẽ không bao giờ quên rằng bạn có việc phải làm.

  1. Lưu ý trách nhiệm của bạn

Nhập hoặc viết vào gạch đầu dòng một số ghi chú về lời nhắc của bạn. Ví dụ: bạn có thể viết thời gian chính xác khi bạn phải hoàn thành nhiệm vụ, tài liệu bạn cần cho nhiệm vụ hoặc tên của người mà bạn sắp gặp (nếu nhiệm vụ là một cuộc họp). Ghi chú đặc biệt quan trọng đối với những người dễ quên.

  1. Tránh những nhiệm vụ không cần thiết

Khi bạn viết xong danh sách việc cần làm của mình trong ngày/tuần, hãy cố gắng phân tích các nhiệm vụ ít quan trọng hơn về việc bạn có thực sự cần làm chúng hay không. Nếu vậy, bạn có thể cần phải điều chỉnh lịch trình của mình trong ngày; hoặc ngược lại, bạn có thể phân bổ thêm thời gian cho các nhiệm vụ khác hoặc bạn có thể tận dụng cơ hội đó để nghỉ ngơi.

  1. Đặt thời hạn thực tế

Khi bạn đang làm việc gì đó và thời hạn do sếp đặt ra, hãy tự đặt thời hạn trước thời hạn mà sếp giao cho bạn. Tuy nhiên, cách sắp xếp công việc hiệu quả là hãy thiết lập những cái thực tế, đừng cố gắng vội vàng chỉ để hoàn thành nó sớm hơn. Hãy thực hiện mọi thứ từng bước một và đừng thiết lập cho mình thất bại. Điều này cũng có thể áp dụng cho công việc hàng ngày của bạn.

  1. Đặt thời gian nghỉ ngơi của bạn

Không phải cứ liên tục làm việc sẽ là tốt, sức khỏe mỗi người chỉ cho phép chúng ta làm việc trong một thời gian nhất định. Sau đó, bạn cần nghỉ ngơi, thư giãn, tái tạo lại năng lượng. Một nguyên tắc chung trong cách sắp xếp công việc hiệu quả là nên nghỉ ngơi trong mười phút sau mỗi giờ làm việc.

  1. Bỏ qua những thứ gây xao nhãng

Trong thế giới hiện đại này, rất nhiều thứ có thể khiến chúng ta phân tâm làm công việc của mình. Chúng bao gồm điện thoại có máy ảnh, thiết bị di động, tiện ích, World Wide Web (đặc biệt là Facebook và Titok), v.v. Bạn có thể hoàn thành công việc của mình như thế nào nếu bạn dành thời gian cho những việc này?

Bỏ những thứ khiến bạn mất tập trung. Đừng kiểm tra hộp thư đến của bạn mỗi phút; bạn có thể thực hiện việc này trong thời gian nghỉ làm hoặc lên lịch vào các khoảng thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra. Một khi bạn học cách bớt chú ý đến những điều này, việc hoàn thành công việc sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Chìa khóa của cách sắp xếp công việc hiệu quả là quản lý thời gian tốt. Sắp xếp thứ tự ưu tiên là một việc khó nhưng cũng rất cần thiết nếu bạn muốn hoàn thành công việc. Ngoài hiệu quả và năng suất cao hơn, nó còn giúp bạn giảm bớt căng thẳng trong cuộc sống.

>> Tìm hiểu: Phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất hiện nay
>> Tham khảo thêm: Lợi ích khi ứng dụng giải pháp quản lý công việc cho chủ doanh nghiệp

 

Bài viết liên quan