Phần mềm chấm công tính lương là công cụ vô cùng hưu ích, hỗ trợ nhiều nghiệp vụ nhân sự quan trọng như xử lý các dịch vụ trả lương. Để lựa chọn phần mềm chấm công tính lương phù hợp cần dựa trên những tiêu chí cụ thể. Dưới đây là 6 tiêu chí để lựa chọn một phần mềm hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công.
Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chấm công tính lương?
Trước đây, để tính lương cho người lao động, các doanh nghiệp sẽ bắt đầu từ những mẫu bảng lương đơn giản nhất như file excel. Tuy nhiên, số lượng danh sách các file excel cần để làm nên một bảng lương hoàn chỉnh có thể lên tới hàng chục file, chẳng hạn như: File danh sách nhân sự và mức lương tương ứng; File chấm công; File tính tiền thưởng, tiền phạt, phụ cấp; File theo dõi ngày phép; File theo dõi gia cảnh và người phụ thuộc; File tính thuế TNCN; File tính bảo hiểm xã hội; File theo dõi nhân sự mới vào làm, nhân sự nghỉ việc;…
Cho nên, nhiều khi các chuyên viên C&B trong doanh nghiệp phải mất tới 3 ngày để làm xong bảng lương cho 60 nhân sự, vì cần tổng hợp dữ liệu từ tất cả các file này. Ngoài ra, chưa kể tới việc các thao tác đều là thủ công, nên việc sai sót là có, và xảy ra thường xuyên; doanh nghiệp lại mất thêm thời gian và nhân lực khi tiến hành tra soát và chỉnh sửa. Hơn nữa, việc làm bảng lương trên excel còn tiềm ẩn nhiều mối nguy hại như: tính bảo mật kém; dữ liệu phân tán; không đảm bảo tính “thừa kế” cho công việc của người đến sau; không thể thực hiện khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, gia tăng nhân sự… (Xem thêm: Những vấn đề liên quan đến quy chế trả lương trong doanh nghiệp)
Tất cả những khó khăn trên, giờ đây đều có thể giải quyết được nhờ sự ra đời của các phần mềm chấm công tính lương tốt. Vậy làm thế nào để lựa chọn được phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp, dưới đây là gợi ý các tiêu chí được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công.
06 tiêu chí để lựa chọn phần mềm chấm công tính lương
Nghiệp vụ tính lương tự động và đầy đủ (bắt buộc)
Một phần mềm chấm công tính lương đạt yêu cầu cần phải cung cấp đầy đủ dịch vụ về lương, chấm công, tính chính xác khoản khấu trừ thuế cho nhân viên, quản lý thời gian tăng ca, nghỉ, phụ cấp, thưởng, bảo hiểm…
Ngoài ra, tự động hóa được toàn bộ việc tổng hợp dữ liệu từ phần mềm với các phòng ban khác; thực hiện tự động tính lương, thưởng; truy xuất bảng lương cho nhân viên. Nếu doanh nghiệp chọn phần mềm tính lương riêng biệt, thì phần mềm đó phải tích hợp được cùng các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng… Từ đó, giúp việc chuyển nguồn dữ liệu đầu vào làm cơ sở để tính lương được dễ dàng hơn.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Yếu tố quan trọng để một phần mềm chấm công tính lương được đánh giá là hiệu quả, tức hiện thực hóa được giá trị là tính thân thiện của phần mềm với người dùng. Cho nên, ngoài việc xem xét chức năng phù hợp với nhu cầu, doanh nghiệp cũng cần tính đến mức độ xếp hạng về khả năng thân thiện của phần mềm khi sử dụng. Ngoài ra, nếu giải pháp vừa đáp ứng được các đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn dễ sử dụng là yếu tố mà bạn nên hướng tới.
Phần mềm linh hoạt
Thực tế, quy trình vận hành tại từng doanh nghiệp là không giống nhau, ví dụ như: quy định giờ giấc làm việc, cách chia ca kíp, quy định làm thêm, tăng ca, thời gian trả lương (theo tuần, tháng, hoặc ngày)… dẫn đến chính sách chấm công và trả lương cũng trở nên khác nhau.
Phần mềm hiệu quả sẽ phải được hệ thống rõ ràng, trình bày trực quan kèm theo các công cụ hỗ trợ đủ mạnh. Khi lựa chọn phần mềm chấm công tính lương, doanh nghiệp cần xét đến tiêu chí có khả năng tùy chỉnh các công thức bất cứ khi nào phát sinh nhu cầu thay đổi quy chế quản lý.
Lên hệ thống báo cáo đầy đủ
Bất kể dùng phần mềm nào, thì mục tiêu cuối cùng cũng là lên được hệ thống báo cáo chi tiết, Phần mềm chấm công tính lương cần có hệ thống báo cáo chi tiết về lương theo các cấp độ cá nhân, công ty, bộ phận, báo cáo mức độ sử dụng quỹ lương, tỷ lệ lương cố định hay biến đổi, quỹ lương chi trả cho từng bộ phận…). Đồng thời, các báo cáo cần phải thể hiện đa dạng, linh động, trực quan thông qua biểu đồ, theo dõi được trong thời gian thực, hiển thị và cảnh báo bằng màu sắc, có thể kết xuất để in ấn, lưu trữ, khai thác số liệu phân tích.
Đề cao tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu
Tính bảo mật ở đây là việc kiểm soát người dùng có phải là hợp lệ hay không, phạm vi công việc người ủy quyền được phép làm và tính bảo mật hệ thống. Một số cá nhân được chỉ định chỉ có thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu một phần trong hệ thống. Ngoài ra, bảng lương cũng là dữ liệu quan trọng và nhạy cảm với mỗi doanh nghiệp, nên đơn vị cung cấp phần mềm phải có sự uy tín cao.
Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậy
Một trong những ưu tiên để lựa chọn phần mềm cho doanh nghiệp là dịch vụ hỗ trợ tốt, đội ngũ IT đủ mạnh, nắm bắt và xử lý các vấn đề kỹ thuật của phần mềm nhanh chóng, để quá trình sử dụng được thuận lợi và đạt kết quả mong muốn.
Hiện nay, với việc tồn tại hàng trăm đơn vị cung cấp phần mềm trên thị trường thì để doanh nghiệp lựa chọn một giải pháp phù hợp vừa đáp ứng nhu cầu sản xuất, vừa mang lại hiệu quả đầu tư là việc không hề dễ. Vừa rồi là những gợi ý liên quan để doanh nghiệp có thể chọn được một phần mềm chấm công phù hợp cho doanh nghiệp mình.
>> Bài liên quan: Tham khảo giá các phần mềm quản lý nhân sự
