[Cập nhật 2021] Những phương thức quản lý chấm công phổ biến nhất hiện nay

Hiệu quả trong việc quản lý nhân sự tốt hay không sẽ bắt đầu từ việc chọn đúng phương pháp thực hiện cùng thiết bị điện tử và phần mềm công nghệ hỗ trợ phù hợp. Các cách quản lý chấm công dưới đây đều phổ biến trên thị trường có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý nhân viên cho doanh nghiệp.

1. Quản lý chấm công theo phương thức thủ công

Hiện tại, cách quản lý chấm công thủ công truyền thống vẫn được nhiều doanh nghiệp nhỏ lẻ sử dụng. Đây là cách chấm công được thực hiện bằng việc ký nhận vào lịch làm được in ra trên giấy. Hoặc do quản lý tự ghi với thông tin đơn giản. Sau đó, việc tính lương được thực hiện khi nhân sự nhập liệu tính toán trên excel. Và xuất ra bảng lương tổng để nhân viên xác nhận một lần nữa rồi mới chính thức hoàn chỉnh. Cách quản lý thủ công này gây nhiều áp lực vào cuối tháng cho nhân sự. Bởi việc nhập liệu thông tin bằng tay không chỉ tốn thời gian mà còn có thể dễ dẫn đến sai sót.

Những phương thức quản lý chấm công phổ biến nhất hiện nay

Ưu điểm của cách chấm công này là:

Không mất chi phí
Dễ thực hiện

Nhược điểm là:

Không thể áp dụng khi quản lý lượng nhân viên lớn
Mất thời gian vì quy trình nhiều công đoạn
Dữ liệu có thể sai sót và thất lạc
Dễ gian lận, bởi có thể ký thay và chỉnh sửa lại mà không lưu vết

Vì vậy mà giờ đây, các phương pháp chấm công mới với sự hỗ trợ của thiết bị hiện đại, cùng công nghệ tiên tiến được ra đời. Nhằm đáp ứng nhu cầu khác nhau của các doanh nghiệp.

2. Máy chấm công bằng thẻ từ

Chấm công thẻ từ là thiết bị điện tử hoạt động khi cắm điện và sử dụng thẻ từ cảm ứng gắn chip (RFID) để chấm công cho nhân viên. Mỗi thẻ đều mã số riêng để dễ phân biệt và gán quyền sở hữu tương ứng cho từng nhân viên. Kết quả chấm công cũng được lưu trên máy tính được kết nối với thiết bị gồm thời gian và thông tin nhân viên, có thể trích xuất ra excel.

Ưu điểm của cách quản lý chấm công này là:

Nhanh chóng và ổn định, chính xác theo thời gian thực
Thông tin tổng hợp nhanh chóng

Nhược điểm khi quản lý chấm công bằng máy thẻ từ:

Mất thẻ, hoặc không có thẻ sẽ không chấm công được
Tốn thời gian và chi phí làm thẻ
Vẫn có thể gian lận khi chấm công hộ

3. Máy chấm công vân tay

Với cách lưu dữ liệu tương tự như máy chấm công bằng thẻ từ, nhưng chấm công bằng vân tay được áp dụng công nghệ hiện đại hơn. Cách này giúp loại bỏ tình trạng chấm công hộ và khắc phục được hạn chế khi quên thẻ hay làm mất thẻ so với cách trên. Song máy cũng có một vài nhược điểm như không nhạy khi tay ướt, máy cũ còn hay gặp lỗi không xác định được vân tay và chi phí lắp đặt cao hơn so với máy chấm công bằng thẻ từ. Máy chấm công bằng vân tay cũng không phù hợp với các ngành nghề, công việc dễ làm mờ hoặc mất vân tay như tiếp xúc sơn hoặc có nhiều bụi bặm, làm đồ gỗ…

Ưu điểm của máy chấm công vân tay:

Minh bạch, xác thực
Thông tin tổng hợp nhanh chóng

Nhược điểm khi chấm công vân tay:

Lỗi xác nhận vân tay không phải lúc nào cũng thực hiện được,…
Chi phí lắp đặt sử dụng cao

Tham khảo thêm:

4. Máy chấm công nhận diện khuôn mặt

Đây là cách chấm công được nhiều công ty đầu tư, sử dụng hiện nay nhằm tăng hiệu quả quản lý nhân sự và đảm bảo an ninh. Cơ chế hoạt động của máy là sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt Face ID để ghi nhận chấm công cho nhân viên.

Ưu điểm của chấm công nhận diện khuôn mặt:

Tính xác thực, minh bạch cao
Hiện đại và nhanh chóng
Góp phần đảm bảo an ninh

Nhược điểm khi sử dụng:

Cần đầu tư máy tốt thì hoạt động mới ổn định
Tốc độ chấm công chậm hơn so với thẻ
Chi phí lắp đặt sử dụng cao

5. Sử dụng App chấm công

App chấm công là phần mềm được xây dựng dạng app trên điện thoại giúp quản lý và chấm công linh động từ xa, phù hợp với công việc hay di chuyển, không đến công ty, nhân sự quy mô lớn… Để chấm công được theo cách này thì điện thoại cần được kết nối mạng và có tài khoản đăng nhập được cấp gồm tên, password. Dữ liệu chấm công sẽ đồng thời được ghi nhận trên điện thoại theo thời gian thực, địa điểm (dựa trên bản đồ GPS) và hình ảnh chụp trực tiếp.

Ưu điểm của app chấm công:

Linh động khi sử dụng được mọi lúc, mọi nơi
Tiết kiệm thời gian, thao tác nhanh chóng
Xác thực và đảm bảo thông tin

Nhược điểm:

Cần kết nối internet
Sử dụng dòng điện thoại phải được hỗ trợ tương ứng với app

Dựa trên các ưu điểm và nhược điểm của từng công cụ quản lý chấm công và nhu cầu của doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn một phương thức để sử dụng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp mình. Sự hỗ trợ của công cụ trong phần mềm quản lý nhân sự giúp tăng mức độ chính xác khi quản lý nhân viên, rút ngắn quy trình kiểm tra đối chiếu của bộ phận nhân sự, từ đó gia tăng hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp.