Nhiều người mới vào nghề hoặc đang tìm hiểu về nghề nhân sự chưa nắm rõ được công việc nhân viên hành chính nhân sự phải làm gồm những gì, để hoàn thiện kiến thức và kỹ năng phục vụ cho công việc sắp tới. Bài viết này xin chia sẻ tới bạn đoc những đầu mục cơ bản nhân viên hành chính nhân sự thường làm.

Thực tế hơn 50% những người đang làm nhân sự đều  chưa có kiến thức tốt về lĩnh vực này làm việc kiểu có gì làm thế, không định hướng rõ ràng chức trách và  nhiệm vụ của nhân viên hành chính nhân sự điều này ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi và tiếng nói của nhân viên hành chính nhân sự trong công ty. Nhiều khi họ không có tiếng nói trong tổ chức như người vô hình chỉ làm những việc không tên, đó là khi bạn chưa biêt rõ những gì nhân viên hành chính nhân sự có thể làm được cho tổ chức  và tầm quan trọng của vị trí này.

Công việc hành chính nhân sự sẽ liên quan tới 2 nhóm việc chính là nghiệp vụ nhân sư và nghiệp vụ hành chính. Tùy từng doanh nghiệp có thể phân chia rõ các phòng bạn những công ty vừa và nhỏ thì nhân sự sẽ phải kiêm nhiệm cùng lúc 2 vị trí này, nên tốt nhất khi là người mới băt đầu tìm hiểu và học về nhân sự bạn cần biết rõ những đầu mục công việc  ở từng bộ phận sau đây:

Nhóm nghiệp vụ hành chính cần biết

• Công tác lễ tân: đón tiếp khách hàng , ứng viên, tổ chức xắp xếp phòng ban trong doanh nghiệp (Xử lý thư gửi đến, Lập và phân phát tài liệu, giấy tờ.
• Vệ sinh tạp vụ, giữ vệ sinh cho công ty phân công lịch trực, tạo quy tắc điều lệ vệ sinh văn phòng tại doanh nghiệp.
• Công tác văn thư lưu trữ chứng từ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh và cả tổng hợp, lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ
• Chuẩn bị văn phòng phẩm, đồ trang thiết bị đồng phục nhân viên
• Tổ chức sự kiện hội nghỉ, các hội nghị công ty tổ chức định kỳ: hội hè, nghỉ lễ tết, sinh nhật, thực thi chế độ cho nhân viên công ty
• Thư ký hỗ trợ: Sắp xếp lịch làm việc, lịch học và chuẩn bị đầy đủ máy móc, trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn hay liên hoan, tiếp khách (Sắp xếp các cuộc hẹn và cuộc họp)
• Thực thi những đề mục công việc khác theo chỉ thị của ban lãnh đạo giám đốc công ty.

Trên đây là những đầu mục chính công việc hàn chính  văn phòng. Nếu bạn làm nhân sự trong doanh nghiệp thì cần thực hiện được những đầu mục công việc như sau

Nhóm nghiệp vụ nhân sự cần biết

Tuyển dụng, đào tạo 1. Tuyển dụng nhân sự, tìm kiếm ứng viên ( bảng mô tả công việc, mẫu bảng hỏi, hệ thống phiếu đánh giá tuyển dụng, quy chế đào tạo trong doanh nghiệp). Hướng nhân viên mới đến tổ chức (tạo email làm việc, đăng nhập vào hệ thống công ty…).

Đào tạo nhân viên mới tuyển dụng, đào định kỳ và đào tạo theo yêu cầu của doanh nghiệp ( đào tạo nội bộ, đao tạo mời chuyên gia, lên kế hoach thời gian đào tạo, kinh phí, đơn vị đào tạo, kiểm soát đánh giá chất lượng sau đào tạo..)

Mảng chế độ phúc lợi C&B: lập chế độ chính sách cho nhân viên trong công ty, nhân viên chính thức, thời vụ, chế độ lao động nữ, tai nạn, dựa theo quy định của hệ thống pháp luật Việt Nam – Bộ luật lao động, góp ý cùng ban lãnh đạo công ty đưa ra nội quy hoạt động của doanh nghiệp. Giám sát việc hoàn thành tài liệu bồi thường và phúc lợi,  quy trình đăng ký phúc lợi.

Hợp đồng lao động đào tạo: Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại, nhân viên nhân sự cần nắm được quy chế các mẫu hợp đồng lao động cần soạn thảo, hợp đồng thời vụ, soạn thảo các loại hợp đồng khác: Hợp đồng thuê khoán, hồ sơ thầu, hợp đồng lao động, kỹ năng soạn thảo nhiều loại hợp đồng nhanh chính xác lưu trữ khoa học.Tham gia vào công tác phúc lợi,điều chỉnh báo cáo phúc lợi và phê duyệt hóa đơn thanh toán.

Nghiệp vụ tiền lương – bảo hiểm xã hội: Nhân viên nhân sự cần biết làm tiền lương, cách tính lương, đề xuất phương pháp trả lương cho người lao động nhiều công ty nhân sự không phải làm việc này mà là kế toán nhưng nếu bạn làm cho doanh nghiệp  hoạt động chuyên nghiệp thì nhân sư phải biết làm tiền lương. Ngoài ra bảo hiểm là điều nhân sự bắt buộc phải biết: chế độ, chính sách bảo hiểm cho người lao động, khai báo tăng giảm bảo hiểm lao động, hoàn thiện thủ tục tục chính sách cho người lao động nghỉ việc, chuyển tới, thai sản…. Xử lý bảng lương, theo dõi thời gian nghỉ của toàn nhân viên.

Làm nhân sụ giỏi cần tổng hợp nhiều kỹ năng ngoài công việc!

Kỹ năng cần có khi làm hành chính nhân sự

• Kỹ năng giải quyết vấn đề phát sinh liên quan tới lao động.
• Chịu áp lực từ cấp trên, đồng nghiệp cũng là một kỹ năng cần thiết khi làm nhân sự.
• Một số kỹ năng khác: tin học văn phòng, giao tiếp, làm việc nhóm, …

Trên đây là kỹ năng và các công việc của hành chính nhân sự cần làm được trong doanh nghiệp để có cơ hội thăng tiến và được công nhận trong công việc. Hy vọng rằng những chia sẻ sẽ cho bạn những định hướng quan trọng cho trong công việc này.

>> Tham khảo: Phần mềm quản lý nhân sự, lương, bảo hiểm xã hội BRAVO
>> Xem thêm: Hr Admin là gì? Công việc của Hr Admin trong doanh nghiệp