1. Năng lực là gì?

“Năng lực là đặc tính có thể đo lường được của kiến thức, kỹ năng, thái độ, các phẩm chất cần thiết để hoàn thành được nhiệm vụ. Năng lực là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.”, theo Cục quản lý nhân sự (Office of Personnel Management). 

Theo khái niệm này, năng lực thường bao gồm 3 nhóm yếu tố: A-S-K tương đương Thái độ, Kỹ năng, Kiến thức.

• Thái độ (Attitude): Mô tả cách nhìn nhận về công việc, về nhiệm vụ, về đồng nghiệp và về cộng đồng. Thái độ chi phối cách ứng xử, hành vi và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân sự
• Kỹ năng (Skill): Mô tả những khả năng chuyên biệt của một cá nhân về một hoặc nhiều khía cạnh nào đó được sử dụng để giải quyết tình huống hay công việc phát sinh trong thực tế.
• Kiến thức (Knowledge): Mô tả những thông tin, sự kiện, quy luật thuộc lĩnh vực được học và nghiên cứu từ trường lớp hoặc được tích lũy từ thực tế, từ các nguồn tư liệu hoặc từ các chuyên gia có kinh nghiệm.

Năng lực có thể được hình thành do tư chất tự nhiên của cá nhân. Tuy nhiên năng.lực phần lớn được bồi đắp, nâng cao qua quá trình nỗ lực học hỏi, luyện tập, trau dồi kiến thức và kỹ năng.

2. Đánh giá năng lực là gì?

“Đánh giá theo năng lực là đánh giá kiến thức, kỹ năng và thái độ trong bối cảnh có ý nghĩa”, (Leen pil, 2011).

Đánh giá năng lực đối với cán bộ nhân viên tại doanh nghiệp thường được lựa chọn dựa theo phương pháp, cách thức, quy trình. Điều này được thực hiện bởi các chuyên gia hay cá nhân có thẩm quyền đánh giá. Từ đó, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin về thực trạng năng lực, xác định tiềm năng phát triển của nhân sự.

Năng lực không phải yếu tố có thể thay đổi nhanh chóng hay ngay lập tức. Năng lực phải trải qua quá trình rèn luyện, học tập, tích lũy trong thời gian đủ dài để “ngấm” kiến thức. Do vậy, đánh giá năng lực cho một hoặc nhóm nhân sự thường tối thiểu cách nhau 6 tháng đến 1 năm trở lên.

3. Tại sao cần đánh giá năng lực?

Đánh giá năng lực có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý nhân sự tại doanh nghiệp. Từ khi doanh nghiệp bắt đầu hình thành, việc tuyển dụng, sắp xếp những nhân sự đầu tiên sẽ dưới góc độ “Có khả năng và phù hợp với vị trí công việc dự kiến hay không?” hay cụ thể ra là nhân sự đó có kiến thức tốt để thực hiện công việc hay chưa? Kỹ năng đã đủ tốt để làm việc hiệu quả hay chưa? Thái độ có tốt hay không…? Cho dù việc đánh giá này có bài bản hay không.

Đánh giá năng lực được sử dụng khá nhiều trong các hoạt động của Quản lý nhân sự. Là thông tin giá trị để phục vụ cho nhiều nghiệp vụ khác nhau trong doanh nghiệp:

4. Tại sao cần phân loại nhân viên theo năng lực?

Dựa trên kết quả năng lực của nhân viên, doanh nghiệp có thể phân loại nhân viên theo mức độ đáp ứng chuẩn NL. Từ đó có thể đề ra các phương án phù hợp để phân công giao việc, đào tạo, thuyên chuyển, bổ nhiệm hay sử dụng nhân sự một cách hợp lý.

Việc thống kê, phân loại trong quản lý nhân sự vô cùng quan trọng. Mỗi nhóm đối tượng khác nhau sẽ có cách thức, biện pháp quản lý, nâng cao hay khai thác khác nhau. Điều này tránh tình trạng gói gọn năng lực nhân sự toàn công ty thành một cấp độ, tạo ra khoảng cách quá lớn giữa năng lực các nhân viên. Bên cạnh đó, việc quản lý hay khai thác tiềm năng nhân sự sẽ không đạt hiệu quả cao. Giống như trong đào tạo, hiệu quả đào tạo sẽ cao hơn khi học viên được đánh giá và phân chia các trình độ của học viên.

Các cấp độ đáp ứng chuẩn NL được phân chia thường thấy tại các doanh nghiệp:

• Đáp ứng 100% chuẩn NL trở lên
• Từ 85% – dưới 100% chuẩn NL
• Từ 75% – dưới 85% chuẩn NL
• 60% – dưới 75% chuẩn NL
• Dưới 60% chuẩn NL

>> Xem thêm: Phương thức quản lý nguồn nhân lực hiệu quả nhất hiện nay

5. Xác định mức độ đáp ứng yêu cầu năng lực

Mức độ đáp ứng yêu cầu năng lực có thể được ứng dụng cho nhiều nghiệp vụ trong Quản lý nhân sự để đảm bảo doanh nghiệp duy trì nguồn nhân lực có chất lượng tốt, số lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu kinh doanh:

• Tuyển dụng

Đánh giá năng lực CBNV thường là tập hợp nhiều tiêu chí. Trong đó, nhà tuyển dụng có thể đánh giá nhờ tiếp xúc, cảm nhận và theo dõi Có những tiêu chí có thể được đánh giá sớm như kiến thức, thái độ. Tuy nhiên, một số tiêu chí cần được đánh giá sau một quá trình quan sát thực tế. Vì vậy, nhà tuyển dụng có thể lựa chọn một số tiêu chí đánh giá trong danh mục tiêu chí đầy đủ để đánh giá ứng viên tại các vị trí tương ứng.

Khi đánh giá ứng viên, nhà tuyển dụng thường quan tâm đến một số yếu tố như Kiến thức, kỹ năng, thái độ/tính cách hay các yếu tố liên quan đến đặc thù công việc. Đánh giá thường tập trung vào khả năng hay tiềm năng của ứng viên. Nếu ứng viên có thể đáp ứng kiến thức và một số kỹ năng cơ bản thì ứng viên đó sẽ có thể thực hiện tốt công việc trong tương lai.

Xác định mức độ đáp ứng yêu cầu tuyển dụng thường được đánh giá qua các hoạt động như phỏng vấn, làm bài kiểm tra đầu vào (kiểm tra lý thuyết, bài tập tình huống trên giấy), qua quan sát thực tế thực hiện một công việc, hoạt động nào đó.

Một hội đồng đánh giá được thành lập và kết quả đánh giá của từng thành viên trong hội đồng được tổng hợp để xem xét, lựa chọn. Yếu tố năng lực thường được coi là quan trọng nhất để quyết định lựa chọn ứng viên. Mức độ chuẩn NL của ứng viên và một số các tiêu chí khác liên quan như bằng cấp, tính cách… là căn cứ để lựa chọn ứng viên qua các vòng tuyển dụng cũng như ký kết hợp đồng lao động.

Mặt khác, thông qua đánh giá ứng viên, nhà tuyển dụng xác định được kiến thức, kỹ năng nào có thế đào tạo. Kiến thức, kỹ năng nào có thể đáp ứng ngay sau tuyển dụng và năng lực nào khó phát triển.

• Quy hoạch, bổ nhiệm và thuyên chuyển

Việc xem xét, bổ nhiệm cán bộ thực tế là so sánh giữa năng lực hiện tại và khả năng phù hợp của nhân sự đối với vị trí mới. Bằng việc đánh giá nhân sự đối với các tiêu chí của vị trí dự kiến bổ nhiệm, doanh nghiệp có thể xác định được mức độ đáp ứng tiềm năng của nhân sự đối với vị trí tương ứng. Từ đó, nhân sự nào đáp ứng được yêu cầu năng lực cho vị trí được bổ nhiệm (thường là đáp ứng mức tối thiểu), doanh nghiệp cần cân nhắc vấn đề đào tạo hay hướng tới quá trình quy hoạch, bổ nhiệm.

Đánh giá năng lực cũng hỗ trợ rất tốt cho việc xem xét tính phù hợp của nhân sự cụ thể với một vị trí khác trong doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể bố trí, sắp xếp, thuyên chuyển nhân sự đó sang vị trí mới phù hợp với sở trường, khả năng và phát huy được tốt hơn những thế mạnh cá nhân.

• Xây dựng kế hoạch đào tạo và chiến lược phát triển nhân sự

Đánh giá năng lực là cơ sở quan trọng cho hoạt động đào tạo nhân sự, tiền đề cho xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực.

Dựa trên kết quả đánh giá năng lực của toàn bộ cá nhân trong doanh nghiệp, bộ phận nhân sự có thể xác định bằng tính toán và thống kê, tổng hợp kết quả:

• Cá nhân nào chưa đáp ứng/đáp ứng được yêu cầu năng lực
• Các năng lực nào có đa số cá nhân chưa đáp ứng/đáp ứng chuẩn NL
• Các vị trí nào có nhiều cá nhân đáp ứng/ chưa đáp ứng được chuẩn NL
• Mức độ đáp ứng chuẩn NL của các nhóm vị trí (quản lý cấp cao, quản lý cấp trung, nhân viên)
• Các cá nhân có năng lực tốt và có khả năng đào tạo người khác/trở thành chuyên gia đào tạo nội bộ

Từ các thông tin trên, doanh nghiệp có thể xác định:

• Cần đào tạo năng lực gì theo thứ tự ưu tiên?
• Cần đào tạo các nhân sự/nhóm nhân sự nào theo thứ tự ưu tiên?
• Ưu tiên đào tạo cho nhóm quản lý hay nhân viên?
• Nội dung đào tạo (dựa theo nội dung năng lực được đánh giá)
• Nếu số lượng nhân sự chưa đáp ứng yêu cầu ít và phân tán; hoặc số nhân sự chưa đáp ứng yêu cầu tập trung nhiều ở một số năng lực… dựa vào số lượng cá nhân đáp ứng chuẩn NL mà doanh nghiệp có thể xác định cử nhân viên đi đào tạo bên ngoài theo các lớp public hoặc mời giảng viên về đào tạo tập trung…
• Những cá nhân nào có thể trở thành chuyên gia đào tạo nội bộ thay vì thuê giảng viên bên ngoài
• Xác định kinh phí đào tạo dựa trên hình thức và quy mô đào tạo

Suy cho cùng, dựa trên mức độ đáp ứng chuẩn NL, bằng cách so sánh với cả chuẩn NL kỳ vọng đối với từng vị trí, doanh nghiệp có thể xây dựng được cụ thể kế hoạch đào tạo (đào tạo ai, nội dung gì, đào tạo cấp độ nào, hình thức tổ chức, kinh phí đào tạo, thời lượng đào tạo, thời gian đào tạo theo thứ tự ưu tiên, giảng viên). 

• Quản lý thành tích

Thông qua việc so sánh giữa mức độ đáp ứng chuẩn NL (tiềm năng) với kết quả thực hiện công việc (kết quả), doanh nghiệp có biện pháp để điều chỉnh các chính sách nhân sự, phong cách quản lý, phương pháp quản lý… một cách hiệu quả.

Việc gắn kết hai yếu tố trên nhằm giúp doanh nghiệp có các biện pháp phù hợp trong sử dụng và quản lý nhân sự, đảm bảo cân đối và tạo tính động lực tốt cho nhân sự, khai thác được thế mạnh để biến tiềm năng thành hiệu quả thực tế.

• Đãi ngộ

Năng lực là một trong ba yếu tố của Lương 3Ps:

• P1 (position): vị trí
• P2 (Person): năng lực
• P3 (performance): kết quả thực hiện công việc

Trong đó, năng lực được xét là yếu tố thứ hai (P2). Trong khi P1 (yếu tố vị trí) chỉ xác định được cá nhân ở vị trí nào thì được gắn vào khung lương tương ứng. P2 (yếu tố năng lực) sẽ giúp quy ra điểm để xếp bậc lương trong khung lương của vị trí đó. P3 (yếu tố kết quả công việc) sẽ giúp xác định mức lương/thưởng hiệu quả của cá nhân theo kỳ. Như vậy, P1 và P2 xác định mức lương cố định lý thuyết của cá nhân đó. Điều đó lý giải vì sao hai nhân sự cùng làm việc tại 1 vị trí tương đương nhau nhưng bậc lương có thể khác nhau. Đó là do yếu tố năng lực của cá nhân đáp ứng các mức độ khác nhau so với yêu cầu chuẩn NL của vị trí.

Bên cạnh đó, những năng lực được cho là “hiếm”, là những kỹ năng đặc biệt mà không phải ai cũng dễ dàng thực hiện được trong một số công việc đặc thù, thì có thể là căn cứ cho doanh nghiệp bổ sung phụ cấp cho nhân sự. Ví dụ như Kỹ năng thử rượu, Kỹ năng nhận biết hương vị đặc biệt…

>> Phần mềm quản lý nhân sự, lương, bảo hiểm xã hội tốt nhất
>> Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng chiến lược nhân sự trong doanh nghiệp