Quản lý bán hàng hiệu quả sẽ tạo ra nguồn thu và hạn chế những tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp. Sau đây là quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng tối ưu nhất được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng thành công, hi vọng sẽ trở thành một nguồn tham khảo giúp ích với bạn.

Ở bất cứ hoạt động nào của xã hội cũng cần thiết phải đề ra các yêu cầu quản lý, và bán hàng cũng không phải ngoại lệ. Trước khi đi vào nội dung chính, hãy cùng tìm hiểu xem một quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng như thế nào được đánh giá là chuẩn.

1. Quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng chuẩn là gì?

Một quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng chuẩn (Sales process) bao gồm chuỗi các hành động cụ thể, trực quan mà người đại diện bán hàng phải thực hiện trong quá trình mua hàng để chuyển một đối tượng từ dạng tiềm năng sang khách hàng.

Khi xây dựng thành công quy trình bán hàng chuẩn, sẽ giúp không chỉ nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược.

• Thứ nhất, nhờ vào quy trình bán hàng chuẩn được thiết lập, nhân viên sales sẽ có căn cứ và quy chuẩn để học hỏi và phát triển kĩ năng bán hàng. Tuân theo quy trình bán hàng, họ sẽ cung cấp thông tin hữu ích và nhất quán hơn đến mọi cơ hội được tiếp cận. Từ đó, nhân viên sales đạt được mục tiêu doanh số và cải thiện kĩ năng của bản thân.
• Thứ hai, một quy trình bán hàng chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ giúp các cấp lãnh đạo kiểm soát cơ hội và nguồn lực. Đồng thời, việc bán hàng bài bản giúp tăng cơ hội tỉ lệ chuyển đổi thành khách hàng.

2. Cách thức xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng

Ở đây, vấn đề nghiệp vụ quản lý được đặt ra với bộ phận kế toán bán hàng với quy trình nghiệp vụ được mô tả như sau:

• Báo giá cho khách hàng
• Đồng ý mua? (Khi khách hàng đồng ý mua hàng, chuyển sang bước 3. “Lập đơn bán hàng”. Nếu khách hàng không đồng ý mua hàng, kết thúc quy trình bán hàng cho khách hàng)
• Lập đơn bán hàng: Xác nhận đơn bán hàng chính thức và ngày giao hàng, rồi chuyển thông tin đến bộ phận kho.
• Kiểm tra hàng trong kho: Kho sẽ check tồn kho, xử lý đơn hàng. Nếu còn hàng, đáp ứng đủ đơn đặt hàng -> xuất kho giao khách hàng; ngược lại, nếu không đủ sẽ đặt hàng từ nhà cung cấp hoặc lên phương án sản xuất -> hoàn thành đơn hàng, giao hàng đúng hạn.
• Thanh toán tiền hàng của khách hàng: theo dõi, đảm bảo tiến độ thanh toán.

Kế toán bán hàng cần hạch toán chi tiết tình hình biến động của từng mặt hàng tiêu thụ, theo dõi từng khách hàng với số lượng mua, thanh toán công nợ. Qua đó, biết được mặt hàng nào tiêu thụ nhanh hay chậm để kịp thời đề xuất những biện pháp quản lý xúc tiến hoạt động kinh doanh một cách hợp lý.

Ngoài ra, nghiệp vụ bán hàng có nhiều phương thức bán hàng khác nhau, do đó hiệu quả kinh doanh của từng phương thức cũng khác nhau bởi phụ thuộc vào số lượng, giá cả hàng hoá và phương thức thanh toán… của từng phương thức. Vấn đề đặt ra đối với nhà quản lý là phải ghi chép, đối chiếu, so sánh chính xác để lựa chọn phương thức bán hàng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp mình.

Do bán hàng là quá trình chuyển hoá tài sản của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ, cho nên quản lý nghiệp vụ bán hàng phải quản lý cả hai mặt tiền và hàng. Tiền liên quan đến tình hình thu hồi tiền bán hàng, tình hình công nợ và thu hồi công nợ của khách hàng,… Đồng nghĩa với việc kế toán cũng như thủ quỹ phải quản lý theo từng khách hàng, từng khoản nợ tiếp theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hàng liên quan đến quá trình bán ra, dự trữ, các khoản giảm trừ, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán… để đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh.

Thêm vào đó kế toán phải thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và thực hiện các chính sách có liên quan đến hoạt động đó: giá cả, chi phí bán hàng, quảng cáo tiếp thị… đồng thời phải tính toán và đưa ra kế hoạch về hoạt động đó một cách hợp lý.

Vừa rồi là quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng chuẩn được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Để quản lý bán hàng hiệu quả, nhất định nhà quản trị phải sử dụng các phần mềm hỗ trợ như phần mềm quản lý bán hàng, vì nó hữu dụng rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát hàng hóa, kiểm soát dòng tiền và kiểm soát chính xác doanh số.

>> Tham khảo phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay
>> Tin liên quan: Chiến lược thâm nhập thị trường? Những lưu ý để thực hiện thành công