Quản lý hồ sơ nhân sự là đầu việc nghe thì rất đơn giản nhưng lại cực kỳ phức tạp. Bởi vậy mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể thống nhất quy trình quản lý một cách chuẩn chỉnh và hiệu quả nhất. Bạn đọc hãy cùng chúng tôi tham khảo qua bài viết dưới đây. Bài viết này sẽ giúp quy trình quản lý hồ sơ nhân sự của bạn tránh được những nhầm lẫn không đáng có.
Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự doanh nghiệp
Ngày nay có rất nhiều cách để quản lý hồ sơ nhân sự một cách chặt chẽ và hiệu quả nhất. Tuy nhiên thông dụng nhất vẫn là 2 cách gồm: lưu trữ thủ công và lưu trữ bằng bản mềm. Quy trình quản lý cụ thể gồm có 4 bước như sau:
Bước 1: Triển khai phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ hồ sơ
Bước đầu, phòng ban nhân sự (HR) cần xác định các loại hồ sơ cần phải đưa đi lưu trữ. Tiến hành phân loại các hồ sơ đó để việc tìm kiếm sau này trở nên dễ dàng. Và quan trọng là bạn sẽ tiết kiệm tối đa thời gian nhất.
Thực hiện phân loại hồ sơ trước khi thực hiện lưu trữ hồ sơ
Ví dụ: phân loại riêng các loại hồ sơ lý lịch, hồ sơ công tác, hồ sơ thai sản, bảo hiểm,…. Sau đó, để tiện cho việc tìm kiếm, nhân sự cần phân loại theo từng nhóm nhỏ nữa. Trong đó, phân loại theo mốc thời gian chính là cách quản lý hồ sơ nhận sự hiệu quả nhất. Vì sau này, bạn cần đến hồ sơ nào thì chỉ cần theo dõi bằng mốc thời gian lưu trữ. Việc tìm kiếm tài liệu bỗng nhiên cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ.
Bước 2: Địa điểm lưu trữ
Tùy thuộc vào diện tích không gian văn phòng của doanh nghiệp của bạn. Các tủ hồ sơ có thể sẽ được lưu trữ ngay tại công ty hoặc kho lưu trữ thuê ngoài. Điều quan trọng là:
- Nơi lưu trữ phải thoáng mát, không ẩm mốc.
- Đảm bảo sạch sẽ, không có sự sinh hoạt của các loài động vật gặm nhấm như gián, chuột,…
- Đảm bảo nơi lưu trữ được sử dụng thời hạn lâu dài.
Bước 3: Triển khai quy trình lưu trữ hồ sơ
Sau khi đảm bảo được 2 bước trên kia, nhân sự cần thiết kế các đầu mục lưu trữ. Một mục lưu trữ bằng bản mềm, cùng với đó là một mục lưu trữ bản cứng. Nên thiết kế một cách khoa học và logic nhất, điều này sẽ giúp cho bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm hồ sơ cho sau này. Đặc biệt là dễ dàng cho người khác nếu có trường hợp bàn giao lại cho người mới.
Bước 4: Thường xuyên kiểm tra và cập nhật các hồ sơ lưu trữ
Triển khai kiểm tra và cập nhật lại các hồ sơ lưu trữ thường xuyên, bởi đôi khi có nhiều sự sắp xếp thay đổi sẽ ảnh hưởng đến phần thông tin ghi nhận ở bản mềm chưa được điều chỉnh. Chính vì vậy cần có điều chỉnh thời gian sắp xếp và kiểm tra lại các hồ nhân sự của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu để quy trình quản lý hồ sơ trở nên đơn giản và hiệu quả nhất thì doanh nghiệp cần ứng dụng ngay phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay mà doanh nghiệp nào cũng đang sử dụng.
Như vậy, quy trình để quản lý hồ nhân sự một cách hiệu quả khá là đơn giản. Nhưng cũng không phải dễ khi số lượng hồ sơ ngày càng nhiều, hay quy mô nhân sự ngày càng lớn. Hy vọng với bài viết trên đây sẽ giúp bạn đọc biết thêm kinh nghiệm quản lý hồ sơ nhân sự cần có để việc quản lý trở nên đơn giản và hiệu quả nhất.
>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự hiện đại – tối ưu nhất 2022.
