Chấm công là công việc thiết yếu giúp cho chủ doanh nghiệp hay các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được thời gian ngày, giờ công làm việc của mỗi nhân viên. Cũng vì thế mà hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại thiết bị quản lý chấm công phổ biến, cũng như nhiều loại phần mềm chấm công với những tính năng hỗ trợ quản lý hiệu quả.
Hãy cùng tìm hiểu thêm về ưu và nhược điểm của các phần mềm quản lý chấm công để tìm ra giải pháp cho doanh nghiệp mình.
Khái niệm
Phần mềm quản lý chấm công là phần mềm có thể kết nối được trực tiếp với các thiết bị chấm công như máy chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt, chấm công thẻ từ,… để quản lý dữ liệu chấm công một cách dễ dàng, thuận tiện hơn, miễn sao các thiết bị đều được kết nối với Internet.
Bên cạnh việc tổng hợp dữ liệu nhanh chóng, thì thông qua phần mềm chấm công, doanh nghiệp còn quản lý được chi tiết hoạt động chấm công nhân viên, lưu trữ các thông tin chấm công liên quan (mã nhân viên, bộ phận làm việc…) để kiểm tra, thông báo trực tiếp đến từng nhân viên, hay liên kết tới các phần mềm tính lương khác…
Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý chấm công
Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian khi quản lý chấm công nhiều nhân viên một lúc: Với các doanh nghiệp ở quy mô lớn, có đông nhân viên thì việc quản lý chấm công theo cách thủ công truyền thống sẽ khiến nhân viên bị mất thời gian vào việc chờ đợi, dẫn đến việc chấm công bị chậm trễ, ảnh hưởng đến thời gian làm việc chính. Với phần mềm chấm công, nhân viên có thể tiết kiệm thời gian chờ đợi, tự động cập nhật tình hình chấm công của mình thông qua internet, từ đó đảm bảo lượng thời gian đáng kể cho công việc.
- Tự động cập nhật thông tin chấm công chính xác, hiệu quả: Nhờ hiệu quả kết nối với các thiết bị chấm công khác, phần mềm theo dõi chấm công có thể cập nhật thông tin tự động; đảm bảo dữ liệu chấm công là chính xác vì tính tự động hoá, không có sự tham gia của con người.
- Tự động thống kê và tính lương: Phần mềm này sẽ thống kê và tổng hợp tất cả các dữ liệu liên quan tới chấm công của nhân viên, từ đó đưa ra đề xuất cho quy chế tính lương, thưởng theo định mức đã được thiết lập sẵn lúc đầu.
- Xuất báo cáo chính xác theo dữ liệu và hình ảnh: Một trong những nhược điểm của đa số thiết bị chấm công là dữ liệu hình ảnh không lưu giữ chính xác được trong thời gian dài. Với cải tiến trên phần mềm quản lý chấm công, số liệu xuất ra đảm bảo giữ được nguyên bản, người quản lý không cần ngồi đau đầu hàng giờ với những con số.
- Cập nhật tình hình chấm công cho nhân viên và quản lý: Nếu nhân viên nào đi muộn quá nhiều lần hoặc về sớm, phần mềm sẽ phát hiện và tự động thông báo cho nhân viên và quản lý để cải thiện tình hình này.
Nhược điểm:
- Chi phí và thời gian vận hành có thể cao: Tuy có nhiều ưu điểm, nhưng phần mềm chấm công hiện đại cần một chi phí khá lớn ban đầu để triển khai, cùng với đó là thời gian lắp đặt, chạy thử,… Cho nên, đối với những doanh nghiệp nhỏ, quy mô nhân viên còn ít nếu việc theo dõi thủ công vẫn đảm bảo hiệu quả, thì chưa cần thiết phải vận hành phần mềm quản lý chấm công này.
- Cần thời gian thích ứng với cách chấm công hiện đại: Nhiều nhân viên khi đã quá quen thuộc với cách chấm công truyền thống, khi chuyển sang một phương thức mới họ cần một khoảng thời gian để thích ứng.
- Bắt buộc phải kết nối Internet: Phần mềm theo dõi chấm công có thể sử dụng trên website hoặc trên điện thoại di động đều được, nhưng bắt buộc các thiết bị đều phải có kết nối được với Internet.
Đánh giá chung
Tóm lại, phần mềm hay bất kỳ thiết bị nào cũng tồn tại những ưu và nhược điểm nhất định. Tuy nhiên, phần mềm quản lý chấm công vẫn được xem như một bước phát triển mới trong việc nắm bắt tình hình chấm công cho mỗi doanh nghiệp. Do vậy, từ những phân tích trên phần nào giúp người quản lý có thể lựa chọn cho đơn vị mình một phương pháp quản lý đúng đắn, một thiết bị thông minh, tạo tiền đề để phát triển thành công.
>> Tham khảo: Quản lý chi tiết chấm công trên phần mềm nhân sự BRAVO
>> Xem thêm: Các tiêu chí để lựa chọn một phần mềm chấm công tính lương tốt
