Excel là công cụ phổ biến trong giới văn phòng, được sử dụng rộng rãi nhờ những ưu điểm nhất định. Do vậy, quản lý nhân sự bằng excel đã được nhiều doanh nghiệp nhanh chóng ứng dụng bởi tính tiện ích và đặc biệt là nó “miễn phí”. Tuy vậy, cách quản lý nhân sự bằng excel vẫn tồn tại khá nhiều những nhược điểm khó khắc phục so với các phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp, và không thật sự phù hợp cho tất cả loại hình doanh nghiệp.
Cùng bài viết dưới đây tìm hiểu về những ưu và nhược điểm khi quản lý nhân sự trên công cụ excel.
1. Quản lý nhân sự bằng Excel gồm những gì?
Trong doanh nghiệp, việc quản lý các thông tin nhân sự là công việc vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình lao động của mình để kịp thời có những điều chỉnh khi cần thiết. File quản lý nhân sự bằng excel chứa rất nhiều thông tin về một nhân sự để nhà quản lý theo dõi được như: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các thông tin liên quan tới khen thưởng, chấm công, mức lương, phụ cấp… Cụ thể, quản lý nhân sự trên excel sẽ gồm các thông tin sau đây:
- Mã nhân viên: được gắn với cá nhân mỗi lao động, các mã là cố định không trùng nhau. Khi nhân sự đó nghỉ việc, mã số này nên được giữ nguyên và không chuyển đối lại cho người khác.
- Họ và tên, ngày tháng năm sinh, phòng ban, chức vụ/ công việc, loại hình làm việc (Full-time, part-time, thời vụ,…).
- Địa điểm làm việc: trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
- Các thông tin liên quan đến trình độ học vấn.
- Giấy tờ thông tin cá nhân (quản lý hồ sơ nhân sự): sơ yếu lý lịch, bản sao công chứng CMND/ CCCD,…
- Thông tin về lương thưởng và phụ cấp: số TK ngân hàng, Mã số thuế, Số sổ BHXH…
- Thông tin về quá trình làm việc: khen thưởng, công việc, chấm công…
2. Ưu điểm khi quản lý nhân sự bằng excel
Excel từ lâu đã trở thành một thói quen với một bộ phận làm công tác quản lý nhân sự. Hãy cùng khám phá xem tại sao nhà quản trị lại dùng phương thức này.
– Miễn phí: Hiển nhiên đây là lý do hàng đầu. Với một một công cụ phổ biến như hiện nay tại Việt Nam, người dùng gần như không phải bỏ ra khoản chi phí sử dụng và sở hữu phần mềm này.
– Sử dụng quản lý nhân sự bằng excel cho phép nhập liệu dễ dàng, điều chỉnh thay đổi đơn giản.
– Dễ dàng đối chiếu và so sánh với tệp dữ liệu không quá lớn.
– Cho phép lưu trữ với khối lượng dữ liệu khá lớn, xuất file đơn giản, thuận tiện.
– Sở hữu số lượng biểu mẫu đa dạng mà kế toán hay các nhà quản trị có thể sử dụng dễ dàng.
Dù sở hữu nhiều ưu điểm, thế nhưng, việc quản lý nhân sự bằng excel cũng tồn tại những hạn chế nhất định.
3. Nhược điểm của quản lý nhân sự bằng excel
- Khả năng quản trị thấp
Khi sử dụng excel, việc liên tục phải di chuyển giữa rất nhiều sheet khác nhau khiến cho người thực hiện khó quản lý và theo dõi công việc chưa hoàn toàn được tối ưu, thậm chí rất mất thời gian. Hơn nữa, đây cũng là sự hạn chế với việc ra quyết định của nhà lãnh đạo vì chưa có cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự.
- Tính bảo mật thấp
File excel không có chế độ bảo mật cao như các phần mềm khác, do vậy dữ liệu về nhân sự của doanh nghiệp rất dễ bị đánh cắp. Trong trường hợp có nhiều người đang dùng chung một biểu mẫu trực tuyến, nếu ai đó bấm nhầm thao tác thì có thể làm hỏng toàn bộ dữ liệu trên file excel, vì thế việc quản lý nhân sự bằng excel là rất khó khăn.
- Không có khả năng tích hợp với công cụ khác
Đây có thể xem là nhược điểm lớn của công cụ này. Sẽ có rất nhiều bất tiện khi excel không thể tích hợp công cụ khác như tự động lấy dữ liệu từ máy chấm công giống với các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng, khiến người dùng hoàn toàn phải thao tác thủ công.
Trong khi quản lý nhân sự đòi hỏi nhà quản lý phải kết hợp nhiều công cụ khác, mà nếu chỉ làm trên excel thì việc này khá cồng kềnh, làm tiêu tốn thêm thời gian của người phụ trách… dẫn đến làm giảm năng suất, chất lượng công việc.
- Dễ xảy ra sai sót khi xuất dữ liệu
Tất cả các thao tác trên biểu mẫu excel đều hoàn toàn thủ công, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… Điều này dẫn đến rủi ro nếu sai sót là cực kỳ lớn. Chưa kể cùng một khoảng thời gian, nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file excel sẽ gây ra ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu và sự tập trung của người dùng.
- Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô
Sức chứa dữ liệu của excel là tương đối lớn, lên tới hàng nghìn dòng và vài trăm sheet. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp ngày một phát triển và lượng dữ liệu tăng lên không ngừng thì chỉ dùng excel thôi là không thể đáp ứng được.
Với những người làm nhân sự, thì tạo file quản lý nhân sự bằng excel từ lâu đã trở thành một thói quen. Tuy vậy, đi cùng sự tiến bộ của công nghệ thì công cụ này không còn là lựa chọn duy nhất. Rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn thay thế êxcel bằng một công cụ hiện đại hơn để quản lý nhân sự như phần mềm nhân sự, giúp tiết kiệm lên tới 50% thời gian và 30% chi phí nguồn nhân lực so với phương pháp đánh giá nhân sự truyền thống và hạn chế tối đa tỷ lệ tuyển dụng sai ứng viên.
>> Xem thêm: Lợi ích từ việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự online
