Tính lương là nghiệp vụ quan trọng mà bộ phận hành chính nhân sự, kế toán doanh nghiệp phải thực hiện hàng tháng. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm hỗ trợ tính lương phổ biến, có cả sự xuất hiện của các phần mềm tính lương online. Hãy cùng tìm hiểu về ưu và nhược điểm của phần mềm này để tìm ra giải pháp cho doanh nghiệp mình.
Thị trường phần mềm hỗ trợ công tác quản trị nhân sự đang không ngừng phát triển nhiều dạng mới để thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp. Đơn giản như, giờ đây các phần mềm quản lý đều có hai dạng thức thể hiện là online và offline.
Phần mềm quản lý nhân sự, tính lương dạng online mang lại sự thuận tiện khi sử dụng và không cần vốn lớn để đầu tư cơ sở vật chất ban đầu. Đây là phần mềm được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud) thành dạng app, web hoặc kết hợp cả 2 với nhiều tính năng khác nhau. Vậy, các phần mềm tính lương online hiện nay có ưu và nhược điểm gì?
Ưu điểm của phần mềm tính lương online
1. Tính linh động trong quản lý
Thời đại công nghệ 4.0 internet vạn vật là một trong những điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của phần mềm online, khi mà mọi người đã quen dần với sự tiện dụng của việc truy cập mọi lúc mọi nơi. Cũng như sự cần thiết của các phần mềm online giúp ích cho các hoạt động quản lý từ xa và việc quản lý nhân sự cũng vậy. Nhà quản lý dễ dàng theo dõi, cập nhật và sửa đổi các thông tin ngay lập tức qua internet giúp hoạt động quản trị kịp thời và hiệu quả hơn.
2. Tương tác hai chiều
Không giống như dạng offline chỉ có tính tương tác chủ động một chiều từ nhà quản lý đến nhân viên, hoạt động quản lý bằng phần mềm online có tính chia sẻ hơn nhờ tính năng phân quyền. Tính năng phân quyền cho phép nhân viên điền các mẫu đơn, theo dõi các thông tin cá nhân về lịch làm, bảng lương, phúc lợi và thông tin của công ty như cơ cấu phòng ban, nhân sự, dự án hoạt động, kỳ nghỉ… Việc chia sẻ này giúp nhân viên chủ động và có trách nhiệm hơn với công việc, đồng thời tăng sự gắn kết với doanh nghiệp.
3. Thoải mái lưu trữ, tra cứu dễ dàng
Phần mềm quản lý tính lương online được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud) có một bộ nhớ khổng lồ, thoải mái lưu trữ. Vì vậy, bộ phận nhân sự sẽ không còn phải lo lắng mỗi khi nhập thông tin bị đầy hay dữ liệu bị chia nhỏ khó tìm kiếm trong phần mềm quản lý nhân sự online.
4. Chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng thấp
Giúp tối ưu hóa trong chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng cho doanh nghiệp, phần mềm hoạt động online sẽ không cần đầu tư hệ thống máy chủ và đội ngũ IT lớn chuyên nghiệp. Tất cả hoạt động duy trì và sửa chữa đã có bên thứ ba là các công ty cung cấp giải pháp công nghệ lo, đồng thời doanh nghiệp của bạn cũng không cần phải mất thời gian để tìm hiểu sâu vào kỹ thuật phần mềm.
5. Tích hợp và nâng cấp dễ dàng
Khi được quản lý online, các dữ liệu trên phần mềm được đồng bộ trên một nền tảng sẽ dễ dàng nâng cấp hơn. Đồng thời, việc tích hợp các ứng dụng hay tính năng mới cũng vậy, vì việc phát triển phần mềm công nghệ hiện nay đều nền tảng điện toán đám mây. Còn phần mềm tính lương dạng offline có một source riêng để lưu trữ và hoạt động. Điều đó sẽ không là vấn đề khi mà công nghệ thì phát triển mỗi ngày, nên các ứng dụng sẽ được tạo trên các source mới tốt hơn, dẫn đến việc không tích hợp được với source cũ khiến dữ liệu quản lý nhân viên bị chia nhỏ không được thống nhất.
>> Tiện ích nổi bật của top 5 phần mềm quản lý nhân sự tiền lương tốt nhất hiện nay
Nhược điểm của phần mềm tính lương online
1. Sự phụ thuộc internet
Internet là một trong những ưu điểm của phần mềm tính lương online, nhưng cũng chính là nhược điểm của nó. Khi không có kết nối internet, người dùng sẽ không truy cập và thao tác dữ liệu được vào phần mềm tính lương online, việc quản lý cũng bị trì trệ khi đường truyền mạng không ổn định. Một số dữ liệu quản lý chấm công, tính lương khi đang cập nhật lên phần mềm mà internet bị ngắt quãng có thể bị mất.
2. Bảo mật dữ liệu
Doanh nghiệp không được toàn quyền kiểm soát, bởi việc thuê phần mềm quản lý online từ nhà cung cấp đồng nghĩa với việc chia sẻ quyền truy cập một số dữ liệu cho họ. Các phần mềm online hoạt động trên nền tảng mở nên có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật như virus tấn công làm lỗi phần mềm, hacker đột nhập đánh cắp dữ liệu hoặc bên thứ ba vô tình xóa mọi dữ liệu của bạn… Tuy nhiên, những điều trên hầu như đã được giải quyết nhờ các điều luật an ninh mạng mới chặt chẽ hơn và công nghệ bảo mật dữ liệu hiện nay đảm bảo độ an toàn cao.
3. Cố định tính năng
Phần mềm tính lương online cung cấp các tính năng sẵn có mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn thành gói. Các tính năng được xây dựng sẵn khá tiện lợi, thế nhưng chúng bị đóng khung trong một khuôn mẫu nhất định. Điều này trở thành một nhược điểm của phần mềm quản lý online.
Một số đơn vị cung cấp phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin hiện chưa thể đáp ứng hết các nhu cầu mới không phổ biến của các doanh nghiệp. Nhưng doanh nghiệp hoàn toàn có thể yêu cầu các công ty gia công phần mềm xây dựng hoặc thiết kế riêng các ứng dụng, tính năng cho mình.
>> Xem thêm: Các doanh nghiệp lớn đang sử dụng phần mềm tính lương online nào?
>> Tin liên quan: Các tiêu chí để lựa chọn một phần mềm chấm công tính lương tốt
