HomeĐào tạoKỹ năng phỏng vấnTham khảo kỹ năng viết email xin việc chuyên nghiệp

Tham khảo kỹ năng viết email xin việc chuyên nghiệp

Xin việc trong thời đại công nghệ số như hiện nay thì việc gửi email là một xư hướng tất yếu. Vậy làm thế nào để viết được một email xin việc đúng, chuẩn nhằm gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng là thắc mắc của không ít ứng viên. Sau đây, bài viết sẽ cung cấp thông tin hữu ích về kỹ năng viết email xin việc chuyên nghiệp, giúp bạn thành công trong quá trình chinh phục công việc mơ ước.

1. Lưu ý chung về cách viết email xin việc

Viết email không phải là một công việc phức tạp, tuy nhiên để viết được một email xin việc chuẩn thì có 2 điều bạn cần đặc biệt lưu ý. Đó là tên địa chỉ mail và tên hiển thị email.

Tham khảo kỹ năng viết email xin việc chuyên nghiệp

Tên địa chỉ email

Ấn tượng của nhà tuyển dụng là tốt hay không tốt khi mở một mail mới có thể bắt nguồn từ tên địa chỉ email. Không ít những trường hợp ứng viên sử dụng những email có các ký tự đặc biệt, ngôn ngữ “teen” như socnhoquay@gmail.com hoặc thậm chí có địa chỉ gmail rất dài. Điều này sẽ để lại ấn tượng không tốt cho nhà tuyển dụng. Kỹ năng viết email xin việc đầu tiên bạn cần lưu ý đó là sử dụng những địa chỉ email đơn giản, nghiêm túc (có thể là tên đầy đủ, hoặc viết tắt, kèm theo ngày tháng năm sinh… ) chẳng hạn như: hoainguyenthu1990@gmail.com hay lehuy217.hn@gmail.com, …

Tên hiển thị email

Tên hiển thị email là điều quan trọng trong kỹ năng viết email xin việc bạn cần lưu ý. Thông thường, người lập mail sẽ mắc phải 2 lỗi chính liên quan tới tiêu đề hiển thị email là: Không phải tên thật và tên không được viết hoa. Hãy cùng nhìn ảnh minh họa dưới đây để thấy được sự khác biệt. 

Tham khảo kỹ năng viết email xin việc chuyên nghiệp - Ảnh 1

Hướng dẫn kỹ năng viết email xin việc chuyên nghiệp

Mỗi ngày, nhà tuyển dụng nhận được vô số những email xin việc gửi tới. Họ sẽ khắt khe trong việc lựa chọn ứng viên nào sẽ đạt vòng hồ sơ, nên việc bạn bị đánh trượt hoặc email không thu hút được sự chú ý do mắc lỗi liên quan tới tên hiển thị email là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Dưới dây, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách cài đặt tên hiển thị email đúng:

  • Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt) → Chọn Accounts and Import (Tài khoản và Nhập) 
  • Bước 2: Chọn Edit info (chỉnh sửa thông tin)
  • Bước 3: Bạn sửa tên hiển thị tại ô hiện ra rồi Save (lưu thay đổi)

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương tại hơn 3600 doanh nghiệp vừa và lớn

2. Kỹ năng viết email xin việc chuyên nghiệp và ấn tượng nhất

Với các nội dung cần chú ý khi viết email xin việc đã được chỉ ra ở phần trên, thì kiến thức tiếp theo đây sẽ giúp bạn hoàn thiện một email xin việc chuẩn và ấn tượng. 

Tiêu đề email xin việc

Với tiêu đề email xin việc, sẽ có 2 trường hợp có thể xảy ra sau đây:

– Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng yêu cầu rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc.
– Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu cụ thể về tiêu đề email xin việc.

Với trường hợp 1, bạn chỉ cần làm y nguyên công thức tiêu đề email đã được nhà tuyển dụng cung cấp và thay tên, vị trí, tên công ty vào là xong. Còn với trường hợp thứ 2, để đạt kỹ năng viết email xin việc chuyên nghiệp thì phần tiêu đề email, bạn cần đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, đủ các nội dung: Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển. Chú ý, đừng nên viết quá dài dòng hay trình bày nội dung quá cảm xúc vào nhé! 

Nội dung email xin việc

– Phần mở đầu: Hãy để nội dung mở đầu bằng cụm từ “Kính gửi” nhằm thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc với người nhận email. Tùy thuộc vào đối tượng tiếp nhận mail của bạn là cá nhân nhân sự hay bộ phận, bạn có thể đề tiếp nội dung người nhận vào sau cụm từ.

– Phần nội dung: Tiếp đến, nội dung của email xin việc sẽ bao gồm:  

  • Giới thiệu ngắn gọn về bản thân ứng viên;
  • Mục đích viết email để ứng tuyển vào vị trí nào?
  • Nêu kỹ năng, kinh nghiệm và đề ra mục tiêu nghề nghiệp nổi bật nhằm thuyết phục nhà tuyển dụng.  

 – Phần kết email: Tại đây, bạn bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển và xem xét lá đơn của bạn. Đồng thời, nhắc lại lần nữa mong muốn của bạn về vị trí công việc cũng như lời chúc tới Quý công ty. 

– Chữ ký email: Đây là một trong những đặc điểm chứng minh cho kỹ năng viết email xin việc chuyên nghiệp của ứng viên. Thông thường mẫu chữ ký email chuyên nghiệp sẽ gồm có: Họ tên; Vị trí công việc (nếu có); SĐT liên hệ, một vài thông tin khác như địa chỉ Facebook, website hoặc nhà… 

Tham khảo kỹ năng viết email xin việc chuyên nghiệp - Ảnh 2

Ví dụ về mẫu chữ ký email – kỹ năng viết email xin việc chuyên nghiệp

– Các file tài liệu đính kèm trong email xin việc: Bên cạnh CV là yếu tố không thể thiếu trong mail xin việc, thì nhiều ứng viên còn gửi tới nhà tuyển dụng các tài liệu đính kèm để chứng minh năng lực của mình.

3. Kiểm tra lại email lần cuối trước khi gửi đi

Kiểm tra email xin việc lần cuối trước khi bấm gửi là việc vô cùng quan trọng. Hãy nhớ, đừng để mắc phải các lỗi không đáng có, và tránh tuyệt đối lỗi “SAI CHÍNH TẢ” bạn nhé. 

>> Tham khảo: Chuyên gia chia sẻ kỹ năng phỏng vấn xin việc thành công

 

Bài viết liên quan