Nhân lực luôn là chìa khóa để tạo nên sự thành công cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc phối hợp liên phòng ban là vô cùng quan trọng. Công ty muốn phát triển và cải thiện chất lượng làm việc hiệu quả đòi hỏi phải có sự phối hợp ăn ý của các bộ máy trong doanh nghiệp. Vậy nên, mỗi cá nhân và các bộ phận cần có tính tập thể thống nhất.
1. Tính cần thiết trong quy trình phối hợp liên phòng ban
Xây dựng quy trình nghiệp vụ giữa các phòng ban là điều bắt buộc. Nó giúp đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc rõ ràng. Việc các phòng ban làm việc và tuân thủ theo quy trình sẽ là cơ sở để doanh nghiệp đi đúng hướng với mục tiêu đề ra.
Những lợi ích khi các phòng ban phối hợp theo quy trình:
- Cải thiện năng suất và chất lượng làm việc của doanh nghiệp
- Tối ưu hóa nguồn lực và giảm chi phí vận hành
- Hoạt động nội bộ nâng cao, kéo theo vị thế công ty được đánh giá cao
- Quy trình chuẩn hóa, mọi rủi ro sẽ được hạn chế tối đa nhất có thể.
2. Hướng dẫn cách xây dựng quy trình phối hợp liên phòng ban
Dưới đây là một số cách thức xây dựng quy trình phối hợp các phòng ban trong doanh nghiệp. Nhằm cải thiện chất lượng làm việc của nội bộ doanh nghiệp, cụ thể:
2.1. Xác định rõ mục tiêu công việc
Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng cần làm rõ để bước cuối cùng hiệu quả. Nhân sự trong công ty sẽ không thể hình dung việc cần làm khi không có mục tiêu công việc. Nhà quản lý cần xây dựng mục tiêu theo từng dự án, giúp nhân viên dễ dàng hình dung và có hướng làm việc hiệu quả.
2.2. Xác định phạm vi công việc
Nhà quản lý cần xác định rõ ai hay bộ phận nào sẽ trực tiếp tham gia vào quy trình. Và có thể thực hiện quy trình ở các thời điểm, địa điểm khác nhau để mang lại kết quả tốt nhất.
2.3. Tập trung vào nội dung chính trong quy trình công việc
Xác định rõ các công việc theo từng phòng ban, một số yếu tố cần phải xác định gồm:
- Đầu vào của quy trình làm việc là gì?
- Yếu tố nào được yêu cầu cho đầu ra của quy trình?
- Ứng dụng phương pháp 5W+1H để giải quyết các vấn đề
2.4. Theo dõi và kiểm tra quy trình làm việc
Trong giai đoạn xây dựng quy trình phối hợp liên phòng ban, nhà quản lý cần bổ sung thêm các đánh giá về việc cải thiện chất lượng làm việc. Chẳng hạn như:
- Phương pháp đo lường công việc
- Định mức, điểm đo lường
- Đơn vị đo lường là gì?
2.5. Trình bày và giải thích quy trình làm việc
Để nhân viên các phòng ban nắm rõ, nhà quản lý cần bổ sung các buổi giải thích về quy trình làm việc. Chi tiết:
- Mô tả chi tiết về quy trình làm việc
- Cách giải thích quy trình làm việc
- Các tài liệu tham khảo đi kèm
2.6. Tạo không gian làm việc thoải mái
Môi trường và không gian làm việc sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần làm việc và tính sáng tạo trong công việc. Vậy nên cần tạo môi trường và không gian làm việc thoải mái, vui vẻ giữa các phòng ban.
2.7. Tạo tinh thần gắn kết liên phòng ban qua chương trình team building
Đây là một số hoạt động thường niên mà các doanh nghiệp vẫn đang áp dụng. Nó giúp nhân sự các phòng ban có môi trường để gắn kết với nhau. Từ đó giúp tinh thần làm việc cũng trở nên được thoải mái và hiệu quả hơn.
Với bối cảnh kinh doanh kết nối như ngày ngay, sự giao lưu và phối hợp giữa các phòng ban là vô cùng quan trọng. Nó góp phần tăng tính cạnh tranh và sự đổi mới cho doanh nghiệp. Ngoài đảm bảo hoàn thành mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp còn có thể quản lý nhân sự một cách hiệu quả và có quy trình.
>>> Xem thêm: Thiết lập quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO.
